Software para la Gestión documental

SoftExpert ECM

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Solución para simplificar la gestión documental de su negocio

Centralice la gestión documental en un solo lugar, asegure el acceso, la seguridad y almacenamiento histórico de todos sus documentos, físicos y digitales. Gestione copias, certificaciones ISO, protocolos, contenido para capacitar a su equipo y más en una plataforma amigable y gráfica.

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Principales beneficios

Centralización

Almacene el contenido de forma centralizada y reduzca la posibilidad de datos duplicados u obsoletos. Asegúrese de que las personas tengan acceso a las últimas versiones de la información cuando sea necesario.

Mayor productividad

Elimine los obstáculos, acelere el acceso al contenido, garantice la integridad y la seguridad de la información y logre resultados en menos tiempo con el monitoreo de KPIs en tiempo real.

Reducción de costos

Reduzca drásticamente la necesidad de papel, armarios, cajas y carpetas de almacenamiento. Automatice los procesos manuales y reduzca los costos en toda la organización.

Colaboración

Combine las características de ECM con la gestión de procesos de negocio (BPM) y disponga de una infraestructura sólida y robusta para fomentar la comunicación y la colaboración entre los equipos.

Cumplimiento

Elimine las actividades que exponen a su empresa a riesgos de cumplimiento. Estandarizar procesos y cumplir con los requisitos de estándares como ISO 9000, HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11, entre otros.

Uso sin conexión

¡Tenga sus documentos en la palma de su mano! Acceda a su contenido dondequiera que esté, y lo más importante: Sin depender de una conexión a internet.

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Plataforma única e integrada

SoftExpert ECM es una solución completa que permite crear, capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir contenidos relacionados con los procesos organizacionales. Es la herramienta de GED/ECM perfecta para centralizar contenido no estructurado y administrar su ciclo de vida completo.

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Captura avanzada

Capture datos de varias fuentes, como escáneres, correos electrónicos, directorios de red, servicios de Internet, MS Office, Google Docs, Office365, entre otros.
Transforme registros, documentos físicos y archivos electrónicos en contenido digital relevante para el negocio, por medio de la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
Controle todo tipo de documento, incluyendo procedimientos, facturas, contratos, informes, dibujos, videos, entre otros.

Gestión segura y organizada

Estandarice los controles de seguridad y proteja su contenido contra pérdidas y uso indebido.
Establezca diferentes categorías para clasificar, organizar y facilitar la gestión de documentos.
Automatice los flujos de revisión y aprobación, firma electrónica y publicación de documentos.
Supervise eventos como la visualización, la impresión, la revisión o la eliminación a través de una pista de auditoría completa.

Entrega fácil de contenido

Busque documentos a partir de cualesquier metadatos, como código, asunto o palabra clave utilizando su computadora o teléfono inteligente.
Reciba notificaciones automáticas para varios eventos, como la aprobación de un documento o cuando se acerca su vencimiento.
Cree portales ejecutivos utilizando las herramientas de analytics. Tenga visibilidad total sobre patrones, tendencias y desviaciones, y disponga de información para la toma de decisiones y la mejora continua.

Retención optimizada

Deje en el pasado los montones de papel y todas sus limitaciones e inconvenientes. Sin embargo, si el documento físico aún sea necesario, tenga el control organizado de las copias impresas.
Estandarice los repositorios en base de datos, directorio controlado o Amazon S3. Optimice el control y reduzca los riesgos legales y de cumplimiento.
Establezca tablas de temporalidad determinando el plazo de custodia del documento y su destino después de este plazo.